Hàng tồn kho là gì? Lý luận về hàng tồn kho và quản lý hàng tồn kho

Hàng tồn kho là một tài sản quan trọng đối với bất kỳ doanh nghiệp sản xuất hoặc kinh doanh nào. Chính vì vậy, việc nắm chắc bản chất khái niệm hàng tồn kho là gì, cũng như chức năng, phân loại và phương pháp quản lý hàng tồn kho trong doanh nghiệp là điều có thể giúp hoạt động sản xuất kinh doanh của một doanh nghiệp trở nên vượt trội hơn so với đối thủ cạnh tranh và tạo ra lợi nhuận cao hơn, thị phần lớn hơn trên thị trường.

Hàng tồn kho là gì?

Khái niệm hàng tồn kho là gì?

Hàng tồn kho (Tiếng Anh: Inventory) đề cập đến hàng hóa và nguyên vật liệu mà doanh nghiệp giữ lại để bán cho khách hàng trong tương lai gần. Nói cách khác, những hàng hóa và nguyên vật liệu này không phục vụ mục đích kinh doanh nào khác ngoài việc bán cho khách hàng để thu lợi nhuận. Chúng không được sử dụng trong trong việc sản xuất hàng hóa hoặc quảng cáo kinh doanh. Mục đích duy nhất của những tài sản hiện tại này là bán chúng cho khách hàng để thu lợi nhuận. 

Hàng tồn kho đại diện cho một trong những tài sản quan trọng nhất của doanh nghiệp vì vòng quay hàng tồn kho đại diện cho một trong những nguồn chính tạo ra doanh thu và thu nhập sau đó cho các cổ đông của doanh nghiệp.

Hàng tồn kho là gì?

Đặc điểm của hàng tồn kho

Khi một tài sản được dùng để bán không có nghĩa là chúng được coi là hàng tồn kho. Chúng ta cần xem xét ba đặc điểm chính của hàng tồn kho để xác định xem một tài sản có được tính là hàng hóa hay không.

Thứ nhất, tài sản phải là một phần của hoạt động kinh doanh chính của công ty. Ví dụ: xe tải giao hàng của một cửa hàng bánh sandwich không được coi là hàng tồn kho vì nó không liên quan gì đến hoạt động kinh doanh chính là làm và bán bánh mì mà là tài sản cố định của tiệm bánh mì. Tuy nhiên, đối với một đại lý xe hơi, chiếc xe tải sẽ được coi là hàng tồn kho vì họ đang kinh doanh bán xe.

Thứ hai, tài sản phải sẵn sàng để bán hoặc sẽ sớm sẵn sàng để bán. Nếu một số tài sản kinh doanh có thể được bán nhưng không bao giờ thực sự có sẵn để bán, thì chúng không phải là hàng tồn kho. Đây chỉ là những tài sản hoặc khoản đầu tư của công ty.

Thứ ba, mục đích sở hữu tài sản phải bán cho khách hàng. Quay trở lại với ví dụ về cửa hàng bánh mì kẹp của chúng tôi, chiếc xe tải không bao giờ được bán cho khách hàng. Nó được mua để giao bánh mì và được bán khi nó không thể thực hiện công việc đó. Mặt khác, đại lý xe hơi mua xe với mục đích duy nhất là bán lại. Vì vậy, xe tải được coi là hàng tồn kho đối với họ.

Có thể bạn quan tâm: 

→ Giá thành sản phẩm là gì? Các phương pháp tính giá thành sản phẩm

Phân loại hàng tồn kho

Trong doanh nghiệp, hàng tồn kho được phân thành nhiều loại dựa trên các tiêu thức khác nhau. Doanh nghiệp nên lựa chọn cách phân loại hàng tồn kho phù hợp tùy thuộc vào đặc điểm sản xuất kinh doanh và yêu cầu quản lý của mình thực tế của mình để phát huy khả năng quản lý và sử dụng hiệu quả hàng tồn kho. Dưới đây là một số cách phân loại hàng tồn kho phổ biến: 

Phân loại theo công dụng của hàng tồn kho

Phân loại theo các bộ phận cấu thành là hình thức phân loại hàng tồn kho được sử dụng nhiều nhất trong doanh nghiệp. Theo phương thức phân loại này, hàng tồn kho sẽ bao gồm 03 loại chính là nguyên vật liệu, thành phẩm dở dang và thành phẩm:

Phân loại hàng tồn kho theo công dụng

• Nguyên vật liệu: Nguyên vật liệu là cơ sở để tạo nên thành phẩm. Chúng là những nguyên liệu chưa qua gia công, chế biến được sử dụng để sản xuất hàng hóa. Nguyên vật liệu có thể nói là một trong những yếu tố quan trọng gắn liền với quá trình sản xuất của doanh nghiệp. Hoạt động sản xuất của doanh nghiệp chỉ có thể được diễn ra bình thường khi có nguyên vật liệu. Do đó, đây là yếu tố có vai trò quan trọng đối với doanh nghiệp mặc dù nó không trực tiếp tạo ra lợi nhuận.
• Thành phẩm dở dang: Còn được gọi là bán thành phẩm. Hàng tồn kho trong quá trình này bao gồm tất cả các thành phẩm từng phần mà một nhà sản xuất tạo ra. Hay nói cách khác, thành phẩm dở dang bao gồm toàn bộ các nguyên liệu hiện đang nằm tại các công đoạn trong dây chuyền sản xuất. Trong bối cảnh nền kinh tế thị trường với sự cạnh tranh khốc liệt, doanh nghiệp ngày càng cần nâng cấp sản phẩm của mình để trở nên ưu việt hơn so với đối thủ. Chính vì vậy mà các sản phẩm làm ra đòi hỏi phải có trình độ công nghệ cao. Để đáp ứng điều này, quá trình sản xuất ngày càng được cải tiến, ngày càng có nhiều công đoạn. Ở mỗi công đoạn sẽ tồn tại những bán thành phẩm. Nếu dây chuyền sản xuất càng có nhiều công đoạn, càng phức tạp thì thành phẩm dở dang sẽ càng nhiều. 
• Thành phẩm: Đây là những thành phẩm mà nhà sản xuất có thể được bán cho người bán buôn, người bán lẻ hoặc thậm chí là người tiêu dùng cuối cùng. Thành phẩm được chia ra thành hai loại là thành phẩm gửi đi bán và thành phẩm tồn kho. Hầu như mọi doanh nghiệp đều khó có thể bán hết số thành phẩm này ngay sau khi hoàn thành các công đoạn sản xuất. Do đó, thành phẩm tồn kho sẽ luôn tồn tại trong doanh nghiệp trong một khoảng thời gian nhất định. Hiện tượng thành phẩm tồn kho có thể xuất hiện do nhiều nguyên nhân, các nguyên nhân phổ biến nhất như là doanh nghiệp phải chờ sản xuất đủ cả lô hàng thì mới có thể xuất kho, doanh nghiệp sản xuất các sản phẩm mang tính thời vụ, hay quy trình sản xuất có nhiều công đoạn phức tạp tốn thời gian…

Ngoài ra, hàng tồn kho có thể bao gồm một số loại khác như công cụ dụng cụ, hàng mua đi đường, hàng gửi bán…

Phân loại theo công dụng giúp cho doanh nghiệp dễ dàng trong việc xác định những thành phần những thành phần hàng tồn kho nào sẽ ảnh hưởng đến độ chính xác của hàng tồn tồn kho phản ánh trên bảng cân đối kế toán. Từ đó giúp khả năng ra quyết định của doanh nghiệp trở nên chính xác hơn.

Phân loại hàng tồn kho theo nguồn hình thành

Cách phân loại hàng tồn kho theo nguồn gốc hình thành sẽ giúp cho doanh nghiệp sử dụng hàng tồn kho đúng mục đích. Bên cạnh đó, công tác xây dựng kế hoạch, dự toán thu mua, dự trữ lượng hàng tồn kho đủ để cung cấp kịp thời cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Theo phương thức phân loại này hàng tồn kho bao gồm: 

• Hàng tồn kho được mua vào: Bao gồm hàng tồn kho mua từ bên ngoài là những hàng hóa mà doanh nghiệp mua từ các đơn vị cung cấp bên ngoài và hàng mua nội bộ bao gồm những hàng tồn kho mua từ các đơn vị cung cấp trực thuộc trong cùng hệ thống tổ chức kinh doanh của doanh nghiệp. 
• Hàng tồn kho tự gia công, tự sản xuất: Là toàn bộ những hàng hóa tồn kho do chính doanh nghiệp sản xuất, gia công tạo ra.
• Hàng tồn kho được nhập từ các nguồn khác: Hàng tồn kho được biếu tặng hoặc được nhập từ liên doanh, liên kết…

Phân loại hàng tồn kho theo yêu cầu sử dụng

Cách phân loại theo yêu cầu sử dụng giúp doanh nghiệp đánh giá mức độ hợp lý của hàng tồn kho, đồng thời xác định mức trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho khi cần thiết. Hàng tồn kho bao gồm:

• Hàng tồn kho sử dụng cho sản xuất kinh doanh: Giá trị hàng tồn kho được dự trữ hợp lý nhằm đảm bảo cho các hoạt động sản xuất kinh doanh trong doanh nghiệp diễn ra một cách trơn chu, bình thường.
• Hàng tồn kho chưa cần sử dụng: Đây là loại hàng tồn kho có giá trị hàng tồn kho dự trữ cao hơn mức dự trữ hợp lý.
• Hàng tồn kho không cần sử dụng: Là loại hàng tồn kho có giá trị kém hoặc mất phẩm chất. Do đó doanh nghiệp không thể sử dụng loại hàng tồn kho này cho các mục đích sản xuất kinh doanh.

Phân loại hàng tồn kho theo yêu cầu sử dụng

Chức năng của hàng tồn kho là gì?

Dưới đây là một số chức năng quan trọng của hàng tồn kho ảnh hưởng đến sự tồn tại và phát triển của một doanh nghiệp, cụ thể:

• Thứ nhất, Đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Việc duy trì tồn kho thành phẩm cho phép một công ty đáp ứng ngay nhu cầu mua của khách hàng về sản phẩm đó. Nếu không duy trì được nguồn cung cấp hàng thành phẩm đầy đủ có thể khiến khách hàng tiềm năng thất vọng, họ sẽ có xu hướng tìm đến các nhà cung cấp khác khiến doanh nghiệp của bạn bị ảnh hưởng và mất doanh thu.
• Thứ hai, tránh tình trạng thiếu hụt nguồn cung và giao hàng chậm trễ. Chuỗi cung ứng chỉ mạnh khi khả năng tiếp cận nguồn nguyên liệu phục vụ sản xuất không bị gián đoạn. Đó là lý do tại sao một số công ty dự trữ một số nguyên liệu thô nhất định để đảm bảo không bị chậm trễ hay gián đoạn trong chuỗi cung ứng và tránh tình trạng ngừng hoạt động của các nhà máy sản xuất và các cơ sở khác của họ.
• Thứ ba, tách biệt các hoạt động trong một quy trình. Việc kiểm kê các cụm lắp ráp con hoặc nguyên liệu thô đã qua xử lý thường nằm trong các giai đoạn khác nhau trong suốt một quy trình. Việc kiểm kê hàng tồn kho theo từng quy trình sẽ giúp doanh nghiệp tránh được tình trạng gián đoạn hay xảy ra bất cứ sự cố nào. Duy trì điều này cho phép các hoạt động khác tiếp tục ngay cả khi có lỗi xảy ra trong một phần khác của quy trình.
• Thứ tư, đáp ứng các yêu cầu sản xuất và giảm công suất trong thời kỳ cao điểm. Các doanh nghiệp sản xuất các sản phẩm khó phân hủy hoặc sản xuất sản phẩm đáp ứng nhu cầu của khách hàng theo mùa thường cố gắng tích trữ hàng tồn kho trong thời gian nhàn rỗi để có khả năng cung ứng cho thời gian cao điểm. Điều này cho phép công ty duy trì lượng sản phẩm trong thời gian cao điểm và vẫn đáp ứng tốt nhu cầu của khách hàng.
• Thứ năm, giảm giá thành sản phẩm theo số lượng. Nhiều nhà cung cấp giảm giá thành sản phẩm dựa trên số lượng nhất định bởi vì các đơn đặt hàng lớn có xu hướng giảm tổng chi phí chế biến và vận chuyển đồng thời cho phép các nhà cung cấp tận dụng lợi thế kinh tế theo quy mô trong quy trình sản xuất của riêng họ.

Quản lý hàng tồn kho là gì?

Khái niệm quản lý hàng tồn kho

Quản lý hàng tồn kho liên quan đến quá trình lập kế hoạch đặt hàng, lưu trữ và sử dụng hàng tồn kho của công ty. Điều này bao gồm việc quản lý nguyên vật liệu, linh kiện và thành phẩm, cũng như nhập kho và chế biến các mặt hàng đó. Hay nói cách khác, quản lý hàng tồn kho hoạt động bằng cách theo dõi các sản phẩm, thành phần và thành phần giữa các nhà cung cấp, tồn kho trong kho, sản xuất và bán hàng để đảm bảo rằng kho hàng được sử dụng hiệu quả và hiệu quả nhất có thể.

Quản lý hàng tồn kho là gì?

Lợi ích của quản lý hàng tồn kho là gì?

Sở hữu một lượng hàng tồn kho cao trong thời gian dài thường không có lợi cho doanh nghiệp vì chi phí lưu kho, chi phí hư hỏng và nguy cơ lỗi thời. Tuy nhiên, sở hữu quá ít hàng tồn kho cũng có nhược điểm của nó. Nếu một doanh nghiệp không có đủ hàng tồn kho, họ có thể mất đi doanh số bán hàng tiềm năng. Quản lý dự báo hàng tồn kho và chiến lược hàng tồn kho sẽ giúp nhà quản lý loại bỏ các chi phí không cần thiết. 

Cách hoạt động của việc quản lý hàng tồn kho

Hàng tồn kho của một công ty là một trong những tài sản có giá trị nhất. Trong bán lẻ, sản xuất, dịch vụ thực phẩm và các lĩnh vực sử dụng nhiều hàng tồn kho khác, nguyên liệu đầu vào và thành phẩm của một công ty là cốt lõi của hoạt động kinh doanh của công ty. Việc thiếu hàng tồn kho vào bất kỳ thời điểm hay giai đoạn nào đều cực kỳ bất lợi cho hoạt động của doanh nghiệp. Đồng thời, hàng tồn kho có thể được coi là một khoản nợ phải trả . Một lượng lớn hàng tồn kho có nguy cơ bị hư hỏng, mất cắp, hư hỏng hoặc thay đổi theo yêu cầu. Hàng tồn kho phải được bảo hiểm và nếu nó không được bán kịp thời, nó có thể phải được xử lý theo giá thông quan hoặc bị tiêu hủy.

Vì những lý do này, quản lý hàng tồn kho là quan trọng đối với các doanh nghiệp ở bất kỳ quy mô nào. Biết khi nào cần bổ sung hàng tồn kho, số lượng cần mua hoặc sản xuất, mức giá phải trả, cũng như khi nào bán và ở mức giá nào có thể là những quyết định phức tạp. Các doanh nghiệp nhỏ thường sẽ theo dõi hàng tồn kho theo cách thủ công và xác định các điểm và số lượng sắp xếp lại bằng cách sử dụng công thức Excel. Các doanh nghiệp lớn hơn sẽ sử dụng phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp chuyên biệt. Các tập đoàn lớn nhất sử dụng phần mềm tùy biến cao như một ứng dụng dịch vụ.Các chiến lược quản lý hàng tồn kho phù hợp khác nhau tùy thuộc vào từng ngành.

Cách hoạt động của việc quản lý hàng tồn kho

Phương pháp quản lý hàng tồn kho

Tùy thuộc vào loại hình kinh doanh hoặc sản phẩm, một công ty sẽ sử dụng các phương pháp quản lý hàng tồn kho khác nhau. Trong đó, có 2 phương pháp quản lý cơ bản sau:

Quản lý kịp thời

Quản lý kịp thời bắt nguồn từ Nhật Bản vào những năm 1960 và 1970. Toyota Motor (TM) đã đóng góp nhiều nhất cho sự phát triển của phương pháp này. Quản lý kịp thời cho phép các công ty tiết kiệm một lượng tiền đáng kể và giảm lãng phí bằng cách chỉ giữ lại lượng hàng tồn kho mà họ cần để sản xuất và bán sản phẩm. Cách tiếp cận này làm giảm chi phí lưu kho và bảo hiểm, cũng như chi phí thanh lý hoặc loại bỏ hàng tồn kho dư thừa. Tuy nhiên, phương pháp này có thể gây ra nhiều rủi ro. Nếu nhu cầu của thị trường tăng đột biến, nhà sản xuất có thể không tìm được nguồn hàng nguyên, nhiên liệu tồn kho để đáp ứng nhu cầu đó, gây tổn hại đến uy tín của doanh nghiệp đối với khách hàng và giảm khả năng cạnh tranh so với đối thủ.

Lập kế hoạch quản lý vật liệu

Phương pháp quản lý tồn kho thông qua việc lập kế hoạch quản lý nguyên vật liệu phụ thuộc vào các dự báo bán hàng, có nghĩa là nhà sản xuất phải có hồ sơ bán hàng chính xác để có thể lập kế hoạch về nhu cầu tồn kho và thông báo kịp thời những nhu cầu đó với nhà cung cấp nguyên vật liệu. Ví dụ: một nhà sản xuất đồ trượt tuyết sử dụng hệ thống kiểm kê và sử dụng phương pháp này có thể đảm bảo rằng các vật liệu sản xuất như nhựa, sợi thủy tinh, gỗ và nhôm có trong kho phù hợp với các đơn.

Thông qua bài viết này, Luận Văn 2S hy vọng đã cung cấp những kiến thức hữu ích cho các bạn về khái niệm hàng tồn kho là gì cũng như các vấn đề liên quan đến hàng tồn kho và quản trị hàng tồn kho trong doanh nghiệp. Hy vọng những nội dung đề cập trong bài viết này đã trả lời được câu hỏi mà bạn đang đi tìm câu trả lời.