PR là gì? Khái quát chung về hoạt động PR trong doanh nghiệp

Theo một nghiên cứu chỉ ra rằng, hình ảnh công chúng chiếm tới 63% giá trị của hầu hết các doanh nghiệp hiện nay. Khi có một sai sót khiến cho danh tiếng của công ty bị phá vỡ, nó sẽ ảnh hưởng đến toàn bộ sự tồn tại của một doanh nghiệp. Mất khoảng 4 đến 7 năm để vượt qua một danh tiếng tiêu cực. Do đó, điều quan trọng là một doanh nghiệp phải đầu tư vào các chiến lược PR (quan hệ công chúng) tốt để duy trì mối quan hệ có lợi với công chúng. Vậy PR là gì? Một số vấn đề cơ bản của PR trong doanh nghiệp nhé.

Khái niệm PR là gì?

PR là gì?

PR là viết tắt của cụm từ “Public Relations” hay quan hệ công chúng là quá trình xây dựng hình ảnh doanh nghiệp một cách có chiến lược nhằm mục đích xây dựng mối quan hệ tốt đẹp giữa các tổ chức/ doanh nghiệp với công chúng. Nói một cách dễ hiểu, quan hệ công chúng là một quá trình quản lý việc phát hành và truyền bá thông tin liên quan đến tổ chức tới công chúng một cách có chiến lược nhằm duy trì danh tiếng tốt đẹp về tổ chức/ thương hiệu của tổ chức/ doanh nghiệp đó. 

Quan hệ công chúng - PR (Public Relations) là gì?

Trong xã hội hiện đại ngày này, báo chí, quảng cáo và Marketing được xem là ba lĩnh vực có mối quan hệ trực tiếp đến vị trí của PR. Tuy nhiên, chúng ta cần phải hiểu rằng PR hoàn toàn không phải là Marketing, quảng cáo hay báo chí và PR cũng không phụ thuộc vào ba lĩnh vực này. 

Xem thêm:

→ Danh sách đề tài luận văn Marketing chọn lọc 2023

Lịch sử phát triển của PR

Về nguồn gốc, có thể nói PR đã có từ nhiều thế kỷ trước. Ở thời Hy Lạp cổ đại, các nhà triết học cổ điển như Plato và Aristotle đã đề cập đến nghệ thuật hùng biện để hỗ trợ người nói trước công chúng thuyết phục người dân. Hay việc sử dụng sách, tờ rơi, diễn thuyết nhằm gây chấn động dư luận về việc xóa bỏ buôn bán nô lệ toàn cầu trong phong trào bãi nô ở Anh vào cuối thế kỷ 17… Có thể nói, những sự kiện này chính là nền móng cho sự ra đời chính thức của PR vào cuối thế kỷ 19 tại Mỹ bởi bởi một số nhà báo Mỹ tiến bộ (điển hình là Ivy Lee). 

Khái niệm “Public relations” được nhiều nhà sử học cho rằng đã xuất hiện từ những năm 1800. Tuy nhiên, nó mới thực sự được sử dụng với ý nghĩa như hiện nay vào năm 1923. Trong cuốn sách đầu tiên về quan hệ công chúng “Crystallizing Public Opinion” được viết bởi Edward Bernays.

Đầu thế kỷ 20, Quan hệ công chúng - PR chính thức trở thành cụm từ được công nhận và được xem là một nghề cần được đào tạo một cách bài bản.

Các loại hình PR trong doanh nghiệp

3 loại hình PR trong doanh nghiệp

Trong doanh nghiệp, quan hệ công chúng - PR được chia thành 3 loại hình, bao gồm:

• PR với khách hàng: Quan hệ công chúng và quan hệ khách hàng hay còn gọi là truyền thông Marketing là quá trình giúp doanh nghiệp nhận biết chính xác nhu cầu của khách hàng và làm cách nào để thỏa mãn tốt nhất nhu cầu của khách hàng đồng thời lợi nhuận vẫn được đảm bảo. 
• PR tài chính: Theo Hiệp hội quan hệ công chúng của Mỹ (PRSA), PR tài chính được định nghĩa là các hoạt động nhằm phổ biến những thông tin tác động đến sự hiểu biết của các nhà đầu tư, cổ đông đến tình hình tài chính, triển vọng phát triển của một doanh nghiệp. Trong đó bao gồm những mục tiêu về sự cải thiện mối quan hệ giữa doanh nghiệp với các cổ đông, các nhà đầu tư. Hay nói cách khác, Quan hệ công chúng tài chính giúp doanh nghiệp xây dựng danh tiếng tài chính của mình. 
• PR từ doanh nghiệp tới doanh nghiệp: Khác với các loại hình PR khác, nhóm đối tượng công chúng của PR từ doanh nghiệp đến doanh nghiệp là các tổng đại lý và các cửa hàng bán lẻ. Công cụ truyền thống của PR từ doanh nghiệp đến doanh nghiệp là sử dụng mối quan hệ với báo chí, đặc biệt là dùng thông cáo báo chí thương mại để hướng dẫn khách hàng mục đích.

Các công cụ của PR

1. Tin tức, bài phát biểu, thông cáo báo chí

Bản tin, tin tức chính là công cụ quan trọng nhất trong PR. Trong một doanh nghiệp luôn có một đội ngũ quan hệ công chúng chuyên nghiệp. Họ sẽ tạo ra những tin tức tốt đẹp về doanh nghiệp hoặc sản phẩm để được xã hội biết đến nhiều hơn.

Các bài phát biểu của đại diện doanh nghiệp cũng có sức truyền thông mạnh đối với doanh nghiệp và sản phẩm . Các phát ngôn trong hội thảo hoặc thông cáo báo chí thường để lại dấu ấn cho doanh nghiệp và xây dựng hình ảnh tốt đẹp cho doanh nghiệp.

2. Tổ chức sự kiện

Một công cụ khác của quan hệ công chúng là tổ chức các sự kiện, các hình thức thường được dùng là tổ chức họp báo, tham gia khai mạc tại các sự kiện truyền thông lớn, các chương trình thực tế có ý nghĩa đối với xã hội nhằm thu hút lượng lớn sự quan tâm và chú ý từ công chúng.

3. Tài liệu in ấn, tài liệu nghe nhìn

Mục đích của các tài liệu viết là nhằm tiếp cận và tạo sức ảnh hưởng tới thị trường mục tiêu của họ. Các tài tài liệu này thường là báo cáo hàng năm, sách quảng bá, bản tin tạp chí.

Các tài liệu nghe nhìn như video phát trực tuyến, phóng sự doanh nghiệp đang dần được các sử dụng nhiều vì nó phản ánh sự chân thật tạo cái nhìn thiện cảm cho công chúng.

4. Tài liệu nhận dạng doanh nghiệp

Để tạo một bản sắc mà ngay khi nhìn thấy cộng đồng ngay lập tức nhận ra doanh nghiệp. Các loại tài liệu doanh nghiệp thường thấy là logo, bảng hiệu, đồng phục nhân viên, tòa nhà kinh doanh và xe cộ của doanh nghiệp, văn phòng phẩm, áo mưa, mũ bảo hiểm,... tất cả trở thành một hình ảnh nhất quán, lôi cuốn thu hút sự chú ý và nhận diện của cộng đồng.

5. Hoạt động dịch vụ công cộng

Để cải thiện hình ảnh và tiếp cận được nhiều với công chúng hơn doanh nghiệp thường phải tạo cái nhìn thiện cảm đối với cộng đồng thông qua các hoạt động ủng hộ, gây quỹ, tổ chức các hoạt động cộng đồng.

6. Website

Website của doanh nghiệp là một công cụ mạnh để cộng đồng biết đến doanh nghiệp. Các trang Website, Facebook, Twitter, youtube cung cấp cho khách hàng những kiến thức bổ ích về doanh nghiệp, sản phẩm, truyền bá giá trị cốt lõi, mục tiêu và phương hướng của doanh nghiệp.

 
Các công cụ của PR trong doanh nghiệp

Ưu và nhược điểm của PR là gì?

Ưu điểm

• Mang tính khách quan, đáng tin cậy: Những thông tin nhắc đến doanh nghiệp không đến từ phía doanh nghiệp mà đến từ bên thứ ba như báo chí sẽ mang cái nhìn khách quan hơn.
• Thông điệp dễ chấp nhận: Thông điệp đến với công chúng như một tin tức chứ không được thể hiện dưới hình thức quảng cáo nên dễ dàng được chấp nhận.
• Chi phí thấp: Đây là hình thức ít tốn kém nhất trong những phương tiện truyền thông, doanh nghiệp không trả phí để được xuất hiện trên các trang báo mà là được các báo đề cập, nhắc tên. 
• Hướng tới những nhóm đối tượng cụ thể: PR nhằm mục đích xây dựng mối quan hệ với nhóm đối tượng mà công ty hướng đến
• Xây dựng hình ảnh doanh nghiệp: Nếu chiến dịch truyền thông được thực hiện tốt sẽ có tác dụng xây dựng hình ảnh thương hiệu tốt đẹp trong lòng công chúng.

Nhược điểm 

• Khó kiểm soát: Một số hình thức như báo chí, tin tức doanh nghiệp không chủ động, công cụ này mang tính lan truyền cao cho nên khi có vấn đề xả ra doanh nghiệp rất khó kiểm soát và rất dễ mất đi hình ảnh xây dựng trước đây.
• Đòi hỏi phải sáng tạo và mới mẻ. Nếu thông điệp truyền thông không đủ ấn tượng và dễ nhớ rất dễ bị lu mờ trước vô vàng đối thủ, giảm hiệu quả của chiến dịch PR
• Thông điệp truyền bá không thống nhất: Vì thông tin đến với khách hàng từ nhiều nguồn khác nhau, doanh nghiệp khó có thể kiểm soát được dẫn đến sự không đồng nhất trong thông điệp truyền tải.

Vai trò của PR trong doanh nghiệp

PR có vai trò gì trong doanh nghiệp?

• Xây dựng hình ảnh doanh nghiệp bằng cách tạo nên những ý nghĩ tốt đẹp về doanh nghiệp thông qua các hoạt động doanh nghiệp làm cho xã hội.
• Định hướng những suy nghĩ và hành động của nhóm công chúng mục tiêu mà theo mong muốn của doanh nghiệp nhằm đạt được những lợi ích nhất định
• Xây dựng và phát triển mối quan hệ tốt đẹp giữa doanh nghiệp và nhóm công chúng mục tiêu.
• Tạo dựng văn hóa doanh nghiệp, xây dựng môi trường doanh nghiệp hiệu quả và thu hút nguồn lực từ bên ngoài.

Ngoài những hiệu quả về độ nhận diện, quan hệ công chúng còn có vai trò vô cùng lớn trong các chiến dịch marketing của doanh nghiệp:

• Hỗ trợ chiến lược Marketing Mix, thu hút sự quan tâm của khách hàng đến thương hiệu và sản phẩm của công ty.
• Hỗ trợ giới thiệu sản phẩm mới, thu hút sự chú ý của khách hàng.
• Tạo sự ảnh hưởng, lan tỏa đến những nhóm cộng động mục tiêu.

Phân biệt sự khác nhau giữa PR và quảng cáo

Nếu bạn còn đang hoang mang không biết quảng cáo và PR có giống nhau hay không thì hãy cùng mình phân tích sâu hơn về những phương diện sau:

Sự khác nhau giữa PR và quảng cáo

Qua bài viết mình hy vọng đã giải đáp những thắc mắc trong bài học và cung cấp cho bạn cái nhìn rõ nét nhất về PR là gì? Hoạt động PR trong doanh nghiệp. Cảm ơn bạn đã theo dõi và đi cùng mình đến hết bài viết. Đừng quên chia sẻ với mọi người nếu bạn cảm thấy nó hữu ích nhé!