Quản trị theo mục tiêu (MBO) là gì? Tổng quan về quản trị theo mục tiêu

Khái niệm về quản trị theo mục tiêu lần đầu tiên xuất hiện vào năm 1954 và không ngừng được hoàn thiện để nhằm đạt được những hiệu quả hoạt động tốt hơn cho bất kỳ tổ chức nào. Và nếu như bạn đọc đang muốn tìm hiểu nhiều hơn về khái niệm quản trị theo mục tiêu là gì để phục vụ cho bài luận của mình, hoặc đơn giản là bạn muốn biết nhiều thông tin hơn về MBO. Đừng bỏ lỡ bài viết này nhé!

Quản trị theo mục tiêu là gì?

Khái niệm quản trị theo mục tiêu MBO

Quản trị theo Mục tiêu (Management By Objective) viết tắt là MBO, là một cách tiếp cận chiến lược nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của một tổ chức. Đó là một quá trình mà các mục tiêu của tổ chức được xác định và truyền đạt bởi ban lãnh đạo đến các thành viên của tổ chức với mục đích đạt được từng mục tiêu. MBO là một phương pháp quản trị, trong đó mỗi thành viên, mỗi bộ phận luôn đề ra mục tiêu phấn đấu cho mỗi cá nhân, bộ phận mình và cam kết thực hiện các mục tiêu đã đề ra.

MBO đòi hỏi các nhà quản trị ở mọi cấp độ trình bày một cách rõ ràng và cụ thể những mục tiêu của mình. Các mục tiêu này phải thỏa mãn nhu cầu về thành tích cho đơn vị của nhà quản trị. Các mục tiêu đều phải được xây dựng trên kế hoạch ngắn hạn và dài hạn, hữu hình và vô hình, về tài chính và phi tài chính (thái độ của nhân viên và trách nhiệm với xã hội),…

Quản trị theo mục tiêu MBO là gì?

Có thể bạn quan tâm:

→ Quản trị chiến lược là gì? Vai trò của quản trị chiến lược trong doanh nghiệp

Ví dụ về quản trị theo mục tiêu

Dưới đây là một số ví dụ thực tiễn về quản trị theo mục tiêu MBO mà bạn có thể bắt gặp trong doanh nghiệp:

• Nguồn nhân lực: Nguồn nhân lực sẽ đặt ra một đến ba mục tiêu, chẳng hạn như duy trì chỉ số hài lòng của nhân viên là 85%. Họ sẽ thảo luận về cách biến điều này thành hiện thực. Khi bộ phận nhân sự đã lập một kế hoạch, họ sẽ nói chuyện với nhân viên của mình. Thông qua phản hồi, họ sẽ tìm ra những ý tưởng mới để giúp đạt được mục tiêu này. Nhân sự sẽ đảm bảo nhân viên làm tốt vai trò của họ. Sau đó HR sẽ giám sát hiệu suất của nhân viên để đảm bảo mục tiêu mang lại lợi ích cho doanh nghiệp.
• Tiếp thị: Trong hoạt động tiếp thị, doanh nghiệp sẽ đặt ra một đến ba mục tiêu. Một trong số đó có thể là tăng gấp ba lượt theo dõi trên mạng xã hội trong vòng một năm. Sau khi tiếp thị quyết định về một kế hoạch hành động, họ sẽ chia sẻ kế hoạch này với nhân viên và lắng nghe ý kiến ​​của họ về việc liệu kế hoạch này có thực tế hay không. Họ cũng sẽ lắng nghe các mục tiêu của nhân viên. Thông qua phản hồi, họ sẽ làm việc với những ý tưởng mới và biến những mục tiêu này thành hiện thực. Bộ phận tiếp thị sẽ đánh giá hiệu suất và đảm bảo mục tiêu đang đạt được.
• Bán hàng: Bộ phận bán hàng có thể đặt mục tiêu đạt được 30 khách hàng mới mỗi tháng. Doanh số có thể quyết định điều này có thể đạt được bằng cách phân phát tờ rơi. Khi nói chuyện với nhân viên, họ xác định rằng họ có cơ hội cao hơn để đạt được và thậm chí vượt mục tiêu nếu bút được phát cùng với tờ rơi. Với phản hồi, họ phát hiện ra rằng sự kết hợp bút ký đã mang lại cho doanh nghiệp 70 khách hàng mới mỗi tháng. Vì họ đã vượt quá mục tiêu, doanh số bán hàng có thể tập trung vào một mục tiêu mới.

Ví dụ về quản trị theo mục tiêu

Vai trò của quản trị theo mục tiêu

Quản trị theo mục tiêu là một quá trình quản trị mà thông qua việc xác định mục tiêu, phân bổ mục tiêu và đặt ra đầy đủ các biện pháp, tiến độ, tổ chức thực hiện cũng như giám sát chỉ đạo để đạt được các mục tiêu đề ra

BMO khơi dậy ham muốn làm việc của các thành viên trong doanh nghiệp bằng tính tự giác tham gia vào các hoạt động của doanh nghiệp. Khơi dậy được tiềm năng trong bản thân mỗi cán bộ, nhân viên để họ phát huy hết tinh thần làm việc, làm cho họ có cảm giác như mình làm chủ doanh nghiệp, làm chủ tư liệu lao động, tự khẳng định mình và cảm thấy tự tin khi đứng trước các công việc dù khó khăn. Tuy nhiên, cần đảm bảo các cá nhân tự do làm việc nhưng không đi ngược với lợi ích của công ty và trái với pháp luật. MBO kích thích tính chủ động và tinh thần trách nhiệm của các cấp quản trị và nhân viên, tạo mọi điều kiện phát triển năng lực với sự chủ động, sáng tạo.

Khi hệ thống quản trị theo mục tiêu được hoàn thiện, các nhà quản trị sẽ có cơ sở xây dựng, thực hiện kế hoạch riêng của họ, thông qua đó thực hiện tự động kế hoạch chung của doanh nghiệp. Cơ chế này cho phép những người đứng đầu công ty đảm bảo nhân viên của mình đang làm việc như họ mong muốn. Mỗi người trong doanh nghiệp đều phải hiểu rõ mình phải đạt được những mục tiêu gì và đóng góp gì vào mục tiêu chung của doanh nghiệp.

MBO là tư tưởng quản trị hiện đại, đóng góp đáng kể cho khoa học quản trị về mặt lý luận cũng như phương diện thực hành. Tiềm năng cho sự thành công trong cách quản trị MBO theo đánh giá của các nhà điều hành đều rất lớn. Do vậy, không chỉ các tổ chức kinh doanh mà các tổ chức phi kinh doanh như giáo dục, y tế, cơ quan chính phủ cũng áp dụng phương pháp này vào việc quản trị tổ chức. MBO là một xu hướng của các mô hình quản trị hướng thị trường, là nền tảng cho việc phát triển nhiều nghiên cứu ứng dụng khác.

Vì vậy, vận dụng phương pháp quản trị theo mục tiêu một cách hợp lý, khoa học kết hợp với các nguyên tắc lãnh đạo một cách hiệu quả sẽ làm tăng hiệu suất của cán bộ quản lý,làm cho người đó có thể thỏa mãn về lao động của mình và tăng doanh thu cho công ty.

Vai trò của MBO

Quy trình quản trị theo mục tiêu trong doanh nghiệp

Quá trình triển khai quản trị MBO được thực hiện theo 5 bước sau:

Bước 1: Xác định mục tiêu của tổ chức

Xác định mục tiêu chung của tổ chức trong một kỳ hạn nhất định như quý, năm, 3 năm, 5 năm,…xác định vai trò của các đơn vị cấp dưới tham gia vào việc thực hiện mục tiêu. Đây là các mục tiêu dự kiến, có thể được xem xét và thay đổi với các mục tiêu của cấp dưới.

Dự thảo mục tiêu cấp cao, đặc biệt là những mục tiêu chiến lược được thực hiện dựa trên các kỹ thuật phân tích và phán đoán của quản trị như đánh giá các yếu tố tác động của môi trường chung, phân tích các tác động của môi trường kinh doanh, phân tích nội bộ của tổ chức trong những điều kiện có sẵn,…

Đặt mục tiêu không chỉ quan trọng đối với sự thành công của bất kỳ công ty nào mà nó còn phục vụ nhiều mục đích khác nhau. Nó cần bao gồm một số kiểu nhà quản lý khác nhau trong việc thiết lập mục tiêu. Các mục tiêu do người giám sát đặt ra chỉ là tạm thời, dựa trên sự giải thích và đánh giá những gì công ty có thể và cần đạt được trong một thời gian nhất định.

Bước 2: Xác định mục tiêu cấp dưới

Cấp trên thông báo cho các cấp dưới về các mục tiêu,chiến lược của công ty. Sau đó, họ sẽ cùng bàn bạc thảo luận trực tiếp về những mục tiêu mà cấp dưới có thể thực hiện và mục tiêu nào họ có thể hoàn thành trong một thời gian cụ thể và bằng những nguồn lực nào.

Người quản trị có thể phân bổ mục tiêu cho cấp dưới thông qua việc phân tích cơ cấu doanh nghiệp, để phân định rõ vai trò của cấp dưới và ủy quyền của cấp trên.

Sau đó, cấp dưới có thể chia sẻ một số suy nghĩ dự kiến về những mục tiêu mà tổ chức hoặc bộ phận có thể thấy khả thi.

Bước 3: Xây dựng kế hoạch và triển khai thực hiện mục tiêu

Cấp trên cung cấp các điều kiện và phương tiện cần thiết cho cấp dưới. Cấp dưới chủ động sáng tạo và thực hiện kế hoạch. Cấp trên nên trao quyền tối đa cho cấp dưới thực hiện nhiệm vụ.

Trong giai đoạn triển khai, các nhà quản trị cần thực hiện các công việc sau: đào tạo huấn luyện về mục tiêu để giúp cho nhân viên hiểu được ý nghĩa, nội dung, yêu cầu và mục tiêu của từng nhân viên; người quản trị và nhân viên phải nắm rõ hệ thống thông tin; hỗ trợ mục tiêu thông qua việc xây dựng chính sách, phân bổ nguồn lực.

Mặc dù cách tiếp cận quản trị theo mục tiêu là điều cần thiết để tăng hiệu quả của các nhà quản lý, nhưng việc theo dõi hiệu suất và tiến độ của từng nhân viên trong tổ chức cũng không kém phần cần thiết.

Bước 4: Tiến hành kiểm tra và hiệu chỉnh

Trong khuôn khổ MBO, việc đánh giá hoạt động được thực hiện nhờ sự tham gia của các nhà quản lý liên quan. Việc kiểm tra này nhằm giúp cấp dưới thực hiện tốt hơn, không đưa ra đánh giá và kết luận. Người quản trị cần xác định các công cụ kiểm tra như: quản trị giám sát bằng biểu đồ công việc, quy định chế độ báo cáo,…

Kiểm tra theo định kỳ là sự xác định mức độ, thành quả mà còn là biện pháp cho nhân viên tích cực cải tiến. Thông qua việc kiểm tra, người quản trị thường xuyên xem lại tính chính xác của mục tiêu, làm rõ xem nhân viên có nhận thức đầy đủ về mục tiêu hay không và đồng thời kiểm tra về năng lực và thái độ công việc của nhân viên thực hiện.

Bước 5: Tổng kết đánh giá và các chính sách khuyến khích

Căn cứ vào mục tiêu đã cam kết và kết quả thực hiện, cấp trên sẽ đánh giá công việc của cấp dưới. Thành tích sẽ dựa vào mức độ hoàn thành mục tiêu. Tổng kết đánh giá mục tiêu cũng là để thể hiện hiệu quả công việc của nhân viên, xây dựng các kế hoạch đào tạo để đạt thành tích tốt hơn trong tương lai.

Tổng kết đánh giá trong quản lý theo mục tiêu MBO cũng là một công cụ hướng dẫn nhân viên có thể phát huy tiềm năng của mình trong công việc. Nó giúp nhân viên hiểu rõ những chỗ mình cần cải tiến, định hướng cho nhu cầu tự phát triển nhằm đáp ứng được kỳ vọng và kế hoạch phát triển của doanh nghiệp.

Quy trình quản trị theo mục tiêu MBO

Ưu điểm và hạn chế của quản trị theo mục tiêu

Ưu điểm của quản trị theo mục tiêu là gì?

• Tổ chức được phân định rõ: Lợi ích của MBO là làm cho các nhà quản trị phân định rõ vai trò và cơ cấu tổ chức. Thông qua việc thực hiện phương pháp MBO, các nhà quản trị có thể nhận thấy những thiếu sót trong tổ chức. Để đạt được kết quả, các nhà quản trị có thể phân chia quyền hạn căn cứ theo kết quả mà họ mong muốn và sắp xếp lại theo hướng hiệu quả hơn.
• Sự cam kết cá nhân: Phương pháp quản trị theo mục tiêu MBO khuyến khích mọi người cam kết với mục tiêu của mình, nó không còn là những người vừa phải làm việc vừa tuân theo các chỉ thị và chờ đợi hướng dẫn từ cấp trên. Họ là những cá nhân có mục đích rõ ràng, tham gia vào việc đề ra các mục tiêu,có cơ hội đưa ra ý kiến của mình vào các chương trình lập kế hoạch. Họ chủ động làm việc trên tinh thần sáng tạo và trách nhiệm và nhận được sự hỗ trợ từ cấp trên. Đây là những yếu tố làm cho con người có ý thức về cam kết, trở thành người làm chủ, hài lòng và vui vẻ với nhiệm vụ của mình.
• Triển khai các biện pháp kiểm tra hiệu quả: Công tác kiểm tra gắn liền với đo lường kết quả và tiến hành điều chỉnh những sai lệch so với kế hoạch để đảm bảo mục tiêu. Một hệ thống mạch lạc, mục tiêu rõ ràng sẽ giúp quá trình kiểm tra trở nên dễ dàng hơn.
• Phát huy đầy đủ tiềm năng cá nhân: MBO là phương pháp khuyến khích nhân viên phát huy đầy đủ tiềm năng của mình thông qua việc khuyến khích nhân viên định hướng công việc và theo đuổi mục tiêu đến cùng. Khi có mục tiêu rõ ràng, khả năng hoàn thành mục tiêu sẽ cao hơn, họ sẽ nỗ lực phấn đấu và phát huy hết khả năng của mình. Phương pháp MBO chú trọng khơi gợi tính tích cực về mọi mặt của nhân viên, phát huy tính chủ động năng động của họ để đạt được những thành quả tốt hơn.
• Quản lý tốt hơn: MBO đưa đến một phương thức quản trị hoàn thiện hơn, buộc các nhà quản trị phải nghĩ đến việc xây dựng kế hoạch để đạt kết quả chứ không đơn thuần chỉ là việc vạch kế hoạch công tác và hoạt động. MBO đòi hỏi các nhà quản trị suy nghĩ  về cách thức mà họ sẽ đạt được kết quả đã định, cách tổ chức con người cũng như các nguồn lực và sự hỗ trợ cần thiết.

Lợi ích của quản trị theo mục tiêu

Nhược điểm của quản trị theo mục tiêu là gì?

• Khó khăn trong việc đề ra mục tiêu: việc đề ra mục tiêu xác đáng thực sự rất khó vì chúng mang tính co giãn, từ quý này sang quý khác, từ năm này qua năm khác. Việc thiết lập mục tiêu trong MBO cần công phu hơn, nhưng có nhiều khả năng đạt được hơn so với việc đưa ra nhiều kế hoạch mà trong đó chỉ phác họa các công việc cần làm.
• Tính ngắn hạn của các mục tiêu: trong các hệ thống hoạt động theo MBO, các nhà quản trị thường đề ra mục tiêu trong thời gian ngắn. Việc chú trọng vào các mục tiêu ngắn hạn thường có thể gây tổn thất cho các mục tiêu dài hạn.do đó, các nhà lãnh đạo cao cấp cần tin vào các mục tiêu hiện tại và bất cứ kế hoạch ngắn hạn nào cũng để hướng tới hoàn thành các mục tiêu lâu dài.
• Tính cứng nhắc của mục tiêu: các nhà quản trị thường ngần ngại khi thay đổi mục tiêu, khi chúng đã không còn phù hợp với mục tiêu chung thì cần đề ra các biện pháp thay đổi thay vì sự cố chấp theo đuổi những mục tiêu không còn ý nghĩa.
• Không nắm vững tính khoa học của MBO: để đưa phương pháp MBO vào thực tiễn, các nhà quản trị cần hiểu và đánh giá kỹ về phương pháp này. Họ cần giải thích cho cấp dưới hiểu rõ MBO là gì, vai trò của nó trong việc đánh giá thực hiện nhiệm vụ và lợi ích của MBO cho người tham gia,…
• Thiếu hướng dẫn của người đề ra mục tiêu: Tương tự như các loại hình lập kế hoạch khác, MBO không thể thực hiện được nếu những người dự định đề ra mục tiêu không được hướng dẫn cụ thể. Khi các mục tiêu còn mơ hồ, không tương thích sẽ không thể điều chỉnh hoạt động phù hợp được. Điều này cũng gây ra những lỗ hổng trong công tác hoạch định.

Bài viết trên đã cung cấp các kiến thức liên quan đến quản trị theo mục tiêu cũng như cách triển khai chiến lược cũng như phân tích các ưu nhược điểm của nó để các nhà quản trị có thể nhìn nhận một cách khách quan và có các biện pháp chủ động đối phó khi phát triển doanh nghiệp. Luận Văn 2S hy vọng các kiến thức trên đây sẽ hữu ích cho bạn trong nghiên cứu và ứng dụng thực tiễn.