Gantt chart là gì? Lập kế hoạch làm đề cương luận văn với sơ đồ gantt

Gantt chart là một công cụ hỗ trợ đắc lực cho trong quá trình làm đề cương luận văn. Nó giúp các bạn sinh viên có thể sử dụng thời gian và công sức trong việc nghiên cứu một cách hiệu quả. Vậy Gantt chart là gì? Sử dụng sơ đồ gantt trong lập kế hoạch làm đề cương luận văn trong excel như thế nào? Hãy cùng tìm hiểu nhé.

Sơ đồ gantt (Gantt chart) là gì?

Gantt Chart (hay còn gọi là Sơ đồ Gantt / biểu đồ gantt) là một trong số những công cụ quản trị tiến độ thực hiện dự án cổ điển nhất. Nó là một dạng biểu đồ được dùng để biểu diễn những công việc cần làm theo thứ tự thực hiện của dự án. Nói cách dễ hiểu, biểu đồ Gantt Chart cho phép chúng ta có một cái nhìn trực quan về các nhiệm vụ được hiển thị theo dòng thời gian mà dự án sẽ tiến triển . Bao gồm cả các thông tin quan trọng như:

- Danh sách các đầu mục công việc cần thực hiện

- Ai sẽ đảm nhận công việc

- Thời gian bắt đầu và kết thúc của mỗi công việc

- Công việc đó sẽ kéo dài trong bao lâu

- Các trường hợp chồng chéo về thời gian giữa các đầu mục công việc

- Thời gian bắt đầu và kết thúc của cả dự án

Gant Chart là gì?

Nhìn chung thì Gantt chart giúp bạn biết được mình cần phải làm việc gì và khi nào phải hoàn thành để đáp ứng đúng tiến độ mà dự án đã đặt ra. Nói tóm lại, biểu đồ Gantt là công cụ hoàn hảo để lập kế hoạch và quản lý một dự án.

Ưu điểm của sơ đồ Gantt chart là gì?

• Ưu điểm lớn nhất của việc sử dụng biểu đồ Gantt trong quản lý dự án là bạn có thể kiểm soát tất cả mọi thứ liên quan đến dự án của bạn chỉ với một trang tính. Nó cung cấp tổng quan về dự án và cho bạn biết về các thông tin quan trọng như các thành viên tham gia trong từng bước, thứ tự các nhiệm vụ, thời lượng, ngày bắt đầu, nhiệm vụ phụ thuộc và tiến độ thực hiện…
• Đo lường tiến độ của dự án & tăng cường tính linh hoạt: Ngay cả khi kế hoạch hoàn hảo, thì khả năng bạn có thể phải điều chỉnh kỳ vọng của mình là hoàn toàn có thể xảy ra. Việc sử dụng biểu đồ Gantt sẽ giúp bạn kiểm tra tiến trình của các dự án, nắm bắt tiến độ, thay đổi chiến lược (nếu cần).
• Kiểm soát các nhiệm vụ phụ thuộc: Trong dự án, chắc chắn bạn sẽ có những nhiệm vụ không thể bắt đầu khi một nhiệm vụ khác phụ thuộc vào nhiệm vụ này chưa được hoàn thành. Sự phụ thuộc nhiệm vụ như vậy có thể gây khó khăn cho việc quản lý. Đặc biệt trong trường hợp các dự án phức tạp có quá nhiều nhiệm vụ. Và chắc chắn, vấn đề này sẽ được giải quyết khi sử dụng gantt chart.

Hướng dẫn làm đề cương luận văn với sơ đồ gantt chart bằng excel

Gantt chart được ứng dụng rất nhiều trong công việc và học tập. Việc sử dụng sơ đồ Gantt trong học tập nói chung và trong lập kế hoạch làm đề cương luận văn nói riêng không quá phức tạp mà khá đơn giản và dễ thực hiện. Bạn chỉ phải bỏ ra khoảng 1-2 ngày để thực hiện nhưng lại có thể quản lý thời gian thực hiện đề tài một cách hiệu quả trong suốt vài tháng trời. Nó giúp bạn có thể bố trí công việc hợp lý, tận dụng hiệu quả quỹ thời gian và chủ động xử lý các công việc phát sinh. Để vẽ sơ đồ gantt trong excel ta thực hiện các thao tác sau:

1. Tạo một bảng phân chia công việc

Mỗi đầu mục công việc trong dự án đều có ngày khởi đầu, thời gian thực hiện và ngày kết thúc. Đầu tiên, bạn cần phải lập một bảng phân chia công việc cụ thể trên excel. Bao gồm các mục gồm tên công việc, ngày khởi đầu, thời gian thực hiện (ngày) và ngày kết thúc.

Ví dụ minh họa như sau:

Bảng phân chia công việc cụ thể cho dự án

2. Chèn biểu đồ thanh

Trên thanh Menu của excel, bạn chọn Insert rồi click chọn biểu tượng Bar chart. Một Menu xuất hiện thì bạn tiếp tục chọn Stacked Bar Chart. Đây là một dạng biểu đồ thanh xếp chồng.

Chọn dạng Biểu đồ thanh xếp chồng để tạo sơ đồ Gantt chart

Sau khi chọn xong, bạn sẽ thấy một biểu đồ trống xuất hiện. Bạn cần phải chọn các dữ liệu thể hiện trên biểu đồ. Đầu tiên là chọn dữ liệu về ngày khởi đầu. 

3. Thêm dữ liệu ngày khởi đầu vào Gantt Chart

Nhấp chuột phải vào vị trí biểu đồ trống => click chuột chọn Select Data. Cửa sổ Select Data Source xuất hiện. Phía dưới Legend Entries (Series), bạn click chuột chọn Add để mở cửa sổ Edit Series.

Click chọn Add để mở cửa sổ Edit Series

Ở trường Series name bạn click chuột vào ô Khởi đầu trên bảng phân chia công việc. 

Chọn ô Khởi đầu trên bảng phân chia công việc

Tiếp tục click chọn biểu tượng (biểu tượng một bảng có mũi tên màu đỏ) ở cuối trường Series values để mở cửa sổ Edit Series. Tiếp theo bạn click vào biểu tượng ở cuối Edit Series để mở một cửa sổ mới. Click chuột vào ô dữ liệu trong mục Khởi đầu đầu tiên rồi kéo chuột xuống dòng cuối. Rồi nhấp chọn OK. 

Dữ liệu ngày khởi đầu đã được tạo trong sơ đồ Gantt

4. Thêm dữ liệu Thời gian thực hiện vào Gantt chart

Bước tiếp theo là thêm dữ liệu Thời gian thực hiện vào bên trong sơ đồ Gantt. Các bước thực hiện tương tự như bạn thêm dữ liệu vào mục Khởi đầu.

Click chuột vào Add ở phía dưới mục Legend Entries (Series). Click chuột vào mục Series name, tiếp tục click chuột vào các ô Thời gian thực hiện (ngày) trong bảng. Click vào biểu tượng ở cuối trường Series values để mở cửa sổ Edit Series. Kéo chọn vùng dữ liệu về thời gian thực hiện. Nhấp chọn OK.

Dữ liệu thời gian thực hiện đã được thêm trên biểu đồ Gantt

5. Thêm dữ liệu về tên công việc vào sơ đồ Gantt chart

Nhấp chuột phải vào bất cứ thanh nào trên biểu đồ và chọn Select Data. Nhấp vào Edit ở dưới Horizontal (Category) Axis Labels.

Giữ chuột và kéo chọn vùng tên các công việc trong bảng dữ liệu. Lưu ý, không bôi đen trường Công việc. Click chọn OK, sau đó click tiếp chọn OK.

Kéo chọn vùng dữ liệu về tên các công việc cần làm

Sau khi thực hiện ta sẽ hoàn thành các bước trên, ta đã hoàn thiện được một sơ đồ Gantt cơ bản như sau:

Sơ đồ Gantt về đề cương luận văn đã được hoàn thành cơ bản

6. Định dạng sơ đồ Gantt trong Excel

Bạn có thể tùy chỉnh định dạng sơ đồ theo sở thích sao cho đẹp mắt. Bằng cách tạo thêm các đường lưới, thay đổi màu sắc các thanh, chỉnh sửa kiểu chữ...

Tuy nhiên, các công việc trong biểu đồ đang được sắp xếp theo thứ tự đảo ngược. Để khắc phục, bạn chỉ cần nhấp phải chuột vào danh sách các công việc trên sơ đồ, chọn Format Axis => chọn Categories in reverse order => chọn Close.

Nhấp chọn Categories in reverse order

Sau khi hoàn thành, sơ đồ Gantt của bạn sẽ hiển thị như sau:

Gantt chart sau khi đảo ngược thứ tự lại

Như vậy chúng tôi vừa hướng dẫn bạn cách thực hiện một sơ đồ Gantt hỗ trợ làm đề cương luận văn bằng excel. Việc lập kế hoạch trong bất kỳ công việc nào từ học tập, làm việc cho đến đời sống đều hết sức cần thiết. Nó chính là kim chỉ nam giúp bạn triển khai và kiểm soát công việc hoàn thành tốt nhất.

Hy vọng với những chia sẻ về khái niệm sơ đồ gantt chart là gì? Các vẽ sơ đồ Gantt này, các bạn sinh viên sẽ sử dụng thời gian của mình thật hiệu quả. Để có thể nghiên cứu cũng như học tập đạt được kết quả cao nhất. Ngoài ra, nếu bạn gặp khó khăn với việc thực hiện sơ đồ này, hãy Liên hệ ngay với dịch vụ Hỗ trợ & viết luận văn thuê của Luận Văn 2S nhé. Chúc các bạn thành công!