Cơ cấu tổ chức là gì? Tổng quan về cơ cấu tổ chức của công ty

Trong nền kinh tế thị trường cạnh tranh khốc liệt như hiện nay, doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển chắc chắn không chỉ dựa vào các điều kiện về tài nguyên, vốn kinh doanh, chiến lược kinh doanh… Mà còn cần đến một cơ cấu tổ chức chặt chẽ và phù hợp. “Một doanh nghiệp vận hành tốt là nhờ có sự đoàn kết nội bộ lớn mạnh”. Vậy cơ cấu tổ chức là gì? Vì sao cơ cấu tổ chức lại quan trọng đối với doanh nghiệp như thế? Chúng ta hãy tìm hiểu nhé!

Khái niệm cơ cấu tổ chức là gì?

• Tổ chức là gì?

Tổ chức được định nghĩa là một tập hợp gồm hai hay nhiều người cùng hoạt động trong những hình thái cơ cấu nhất định nhằm đạt được những mục tiêu chung nhất định nào đó.

• Cơ cấu tổ chức là gì?

Cơ cấu tổ chức được định nghĩa là một sơ đồ trực quan của một công ty được dùng để xác định vai trò, quyền hạn và trách nhiệm được phân công, sắp xếp theo từng cấp khác nhau và phối hợp hiệu quả để thực hiện mục tiêu chung của doanh nghiệp.

Một cơ cấu tổ chức sẽ tùy thuộc vào mục tiêu và chiến lược của tổ chức đó. Trong một cơ cấu tập trung quyền hành, tầng lớp quản lý cấp cao có hầu hết quyền lực về việc ra quyết định và kiểm soát chặt chẽ các phòng ban và bộ phận. Còn trong một cơ cấu phân quyền, quyền quyết định được phân bổ cho từng bộ phận theo từng mức độ khác nhau.

Cơ cấu tổ chức là gì?

Cơ cấu tổ chức đề cập đến hệ thống phân cấp của không chỉ doanh nghiệp mà còn của bất kỳ tổ chức nào như tổ chức từ thiện, cơ quan chính phủ, cơ quan hoặc cơ sở giáo dục, được phát triển để thiết lập cách một tổ chức hoạt động và giúp tổ chức đạt được các mục tiêu và các mục tiêu.

Cơ cấu tổ chức bị ảnh hưởng bởi các yếu tố nào?

1/ Sự tăng trưởng của công ty

Một yếu tố chính tác động đến cơ cấu tổ chức là sự tăng trưởng của công ty. Khi một công ty phát triển, sự tác động lên cấu trúc của tổ chức là rất đáng kể. Điều này đặc biệt đúng khi một công ty bắt đầu mở rộng sang các khu vực địa lý khác và cấu trúc của tổ chức được trải rộng ra. 

2/ Nhu cầu của khách hàng

Các dịch vụ khách hàng rất quan trọng trong kinh doanh, vì vậy nhiều công ty đã tạo ra nhiều bộ phận dành riêng cho dịch vụ và giữ chân khách hàng. Nếu một khách hàng nào đó trao một hợp đồng lớn cho doanh nghiệp, họ có thể cần sắp xếp lại một số bộ phận trong tổ chức của mình để phù hợp với hợp đồng. Khi nhu cầu của khách hàng thay đổi, cơ cấu tổ chức của công ty cũng có thể thay đổi.

3/ Công nghệ - kỹ thuật

Trang “The Reference for Business” chỉ ra khi mạng máy tính trở nên phổ biến, mọi người cũng làm việc nhóm dễ dàng hơn. Mọi người không cần phải ở trong cùng một phòng hoặc thậm chí là cùng một tòa nhà để có thể làm việc hiệu quả. Công nghệ có thể tạo các vị trí cần thiết trong công ty và nó có thể loại bỏ các vị trí không cần thiết. 

Có thể bạn quan tâm:

→ Gợi ý đề tài luận văn thạc sĩ quản trị kinh doanh hot nhất hiện nay

4 mô hình cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp phổ biến

Trên thực tế, có rất nhiều mô hình cơ cấu tổ chức doanh nghiệp như: Mô hình cơ cấu tổ chức theo chức năng, cơ cấu tổ chức dựa theo sản phẩm, dựa theo thị trường, mô hình cơ cấu dựa trên quy trình, cơ cấu tổ chức ma trận, cơ cấu tổ chức tròn… Trong phần này, chúng ta sẽ chỉ tập trung tìm hiểu 4 mô hình cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp phổ biến nhất.

1/ Cơ cấu theo chức năng (Functional Organizational Structure)

Cơ cấu tổ chức theo chức năng

Cơ cấu theo chức năng là loại hình cơ cấu mà trong đó một doanh nghiệp được chia thành nhiều bộ phận nhỏ hơn với nhiệm vụ hoặc vai trò cụ thể. Ví dụ, một công ty có thể có 1 phòng công nghệ thông tin, 1 phòng marketing và 1 phòng tài chính,...

Mỗi bộ phận đều có một người quản lý hoặc giám đốc chịu trách nhiệm trả lời cho một giám đốc điều hành có chức cao hơn và chịu trách nhiệm quản lý nhiều bộ phận khác nhau. Ví dụ, một giám đốc marketing có trách nhiệm báo cáo công việc với một phó giám đốc - người quản lý 3 bộ phận marketing, công nghệ thông tin và tài chính.

Ưu điểm:

Các nhân viên được phân thành nhóm dựa trên kỹ năng và trách nhiệm của mình, do đó họ có thể dồn hết sức để thực hiện vai trò của bộ phận của họ.

Nhược điểm:

Vì đã được phân nhiệm vụ theo từng phòng, ban nên thiếu đi sự giao tiếp giữa các bộ phận, với hầu hết các vấn đề và các cuộc tranh luận cấp quản lý đều diễn ra riêng lẻ trong từng bộ phận. Ví dụ, bộ phận A và bộ phận B cùng làm chung 1 dự án, nhưng kỳ vọng và cách làm chi tiết cho từng công việc cụ thể là khác nhau, điều này sẽ dẫn đến các vấn đề trong tương lai.

2/ Cơ cấu tổ chức theo địa lý (Geographical Divisional Structure)

Cơ cấu tổ chức theo địa lý

Theo cơ cấu này, mỗi bộ phận về cơ bản sẽ hoạt động như một công ty riêng, tự kiểm soát các nguồn lực, chi phí đã chi ra cho từng dự án cụ thể. Ngoài ra, cấu trúc này có thể phân phòng ban theo từng vị trí địa lý cụ thể như: khu vực Nam Sài Gòn, khu vực Đông Nam Bộ,...

Ưu điểm:

Mang lại sự linh hoạt cao hơn đối với các công ty lớn có nhiều phòng ban, cho phép mỗi bộ phận hoạt động như một công ty riêng lẻ với 1 hoặc 2 người sẽ thường xuyên báo cáo kết quả về cho công ty mẹ hoặc với các quản lý cấp cao.

Nhược điểm:

• Thiếu sự giao tiếp tốt giữa các bộ phận.
• Ngoài ra có thể dính líu các vấn đề pháp luật về thuế.

3/ Cơ cấu tổ chức ma trận (Matrix Structure)

Cơ cấu tổ chức theo ma trận là gì?

Cơ cấu tổ chức theo ma trận là dạng lai ghép nhằm tối ưu hóa điểm mạnh giữa cấu trúc theo chức năng và cấu trúc theo dự án.

Trong cấu trúc ma trận, nhân viên có thể báo cáo cho hai hoặc nhiều vị sếp tùy theo tình huống hoặc dự án. Ví dụ, một kỹ sư tại một công ty kỹ thuật lớn có thể làm việc cho một ông chủ, nhưng khi trong một dự án mới có thể phát sinh nhu cầu về chuyên môn kỹ thuật. Trong suốt thời gian của dự án đó, nhân viên cũng sẽ báo cáo cho người quản lý dự án đó, cũng như ông chủ của mình về tất cả các nhiệm vụ hàng ngày.

Ưu điểm: 

• Nhân viên có thể chia sẻ kiến ​​thức của họ qua các phòng ban chức năng khác nhau, cho phép giao tiếp và hiểu rõ hơn về từng vai trò của bộ phận.
• Nhân viên có thể mở rộng kỹ năng, kiến thức của họ, dẫn đến việc được nâng cao trình độ nghiệp vụ và có lợi cho sự phát triển của công ty.

Nhược điểm:

• Có thể gây ra sự nhầm lẫn và xung đột về lợi ích và tranh giành quyền lực. 
• Đây là một loại hình phức tạp và có thể làm phát sinh những chi phí không lường trước.

4/ Cơ cấu tổ chức phẳng (Flat Structure)

Cơ cấu tổ chức phẳng (hay cơ cấu tổ chức theo chiều ngang) là dạng cơ cấu tổ chức được sử dụng nhiều trong các công ty khởi nghiệp hoặc công ty nhỏ. Cơ cấu này san bằng hệ thống phân cấp và chuỗi mệnh lệnh và mang lại cho các nhân viên quyền tự chủ. Các công ty sử dụng cơ cấu này có tốc độ hoạt động cao.

Ưu điểm:

• Có một số quan điểm cho rằng, nhân viên hoàn toàn có thể làm việc hiệu quả hơn trong một môi trường chịu áp lực liên quan đến hệ thống cấp bậc. Nó cho phép nhân viên tạo ra nhiều sáng kiến ở nơi làm việc cũng như loại bỏ “băng keo đỏ” (red tape) kìm hãm động lực phát triển của doanh nghiệp.

Nhược điểm:

Có thể gây nhầm lẫn và bất tiện nếu những người có liên quan không đồng ý với cách thức tổ chức của cấu trúc. Chẳng hạn như: nếu có lúc các nhóm trong một tổ chức không đồng ý về một điều gì đó, chẳng hạn như một dự án, thì có thể khó mà liên kết và đi đúng hướng nếu không có các quyết định điều hành từ một nhà lãnh đạo hoặc người quản lý.

Bạn đang tìm kiếm tài liệu viết luận văn về cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp? Bạn gặp khó khăn với việc thực hiện luận văn? Tham khảo ngay dịch vụ viết thuê luận văn thạc sĩ - luận văn tốt nghiệp đại học TẠI ĐÂY

Vai trò của cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp là gì?

Doanh nghiệp sẽ hoạt động hiệu quả nếu nhân viên hiểu đúng được quy trình làm việc của công ty cũng như công việc của họ. Việc thiết lập một cơ cấu tổ chức sẽ giúp nhân viên hiểu được vai trò của họ trong công ty và ai sẽ là người họ cần báo cáo để được đưa ra các quyết định. Với một cấu trúc mạnh mẽ kèm theo kế hoạch rõ ràng để vượt qua những trở ngại sẽ giúp doanh nghiệp vận hành trơn tru hơn.

Vai trò của cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp

1/ Thiết lập một hệ thống phân cấp

Chức năng cơ bản của một cơ cấu tổ chức là cung cấp một chuỗi lệnh rõ ràng về việc nhân viên nào sẽ phải báo cáo kết quả lên quản lý nào. Nhiều công ty sẽ có nhiều cấp quản lý, trong đó một nhân viên sẽ báo cáo cho quản lý rồi sau đó quản lý báo cáo lại cho giám đốc và các giám đốc sẽ báo cáo trực tiếp cho các chủ sở hữu.

2/ Thành lập ra các phòng ban và đội nhóm

Việc tạo nên cơ cấu tổ chức sẽ giúp xác định ra các nhóm làm việc chặt chẽ với nhau. Các nhóm này có thể được phân theo phòng ban, vị trí địa lý hoặc một nhóm nhỏ làm việc với nhau trong các dự án cụ thể.

Các nhóm này thường sẽ báo cáo cho cùng một người quản lý hoặc giám đốc. Điều này giúp đảm bảo rằng tất cả các nhân viên trong nhóm đều xác định rõ công việc và nhiệm vụ làm việc hướng tới cùng một mục tiêu, và họ có thể tìm hiểu nhau để giúp cân bằng điểm mạnh và điểm yếu của nhau.

3/ Ra quyết định và trách nhiệm

Một cơ cấu giúp xác định chính xác ai là người đưa ra quyết định đúng cho mỗi nhân viên, mặc dù có một vài doanh nghiệp cho phép nhiều nhân viên có quyền quyết định nhiều hơn những người còn lại. 

Trong một bộ phận marketing, nhân viên có thể đặt các tài sản thế chấp lên ngân sách của dự án mà không cần sự chấp thuận của ban quản lý. Tuy nhiên, cơ cấu tổ chức giúp xác định rõ ràng những quyết định nào cần quản lý phê duyệt và ai sẽ là người thông qua những quyết định đó. 

4/ Xây dựng tiềm năng tiến bộ cho nhân viên

Nhân viên nào cũng muốn được thăng chức để có trách nhiệm hơn và có được mức lương cao hơn. Một cơ cấu sẽ giúp họ biết được lộ trình thăng cấp cụ thể và hiểu rõ trách nhiệm và nhiệm vụ ở từng vị trí cụ thể.

Mong rằng bài viết “Cơ cấu tổ chức là gì? Tổng quan về cơ cấu tổ chức của công ty” Sẽ là nguồn tham khảo hữu ích cho bạn trong quá trình học tập và viết luận văn. Chúc bạn luôn học tập tốt!